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Arbeiten mit dem Adressbuch.
Outlook Express bietet ein Adressbuch zur Verwaltung der Emailkontakte
an.
1. Adressen in das Adressbuch eintragen.
Nutzen Sie zum Eintragen eines neuen Kontaktes oder Ändern
der Informationen eines vorhandenen Kontaktes das Adressbuch-Symbol
in der Symbolleiste oder den Link auf Startbildschirm.
 Abbildung
1: Adressbuchsymbol in der Symbolleiste
 Abbildung
2: Link vom Startbildschirm aus (untere Hälfte der Seite)
Abbildung 3: Das Adressbuch
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Das Adressbuch (Abbildung 3) erlaubt das Einsortieren
Ihrer Adressen in Ordnern. Es zeigt Ihnen links die vorhandene
Ordnerstruktur. In den angezeigten Ordern befinden sich
die Adressen. Rechts finden Sie die bereits eingetragenen
Adressen des angeklickten Ordners in alphabetischer Reihenfolge.
Sie können durch das obere Feld „Namen
eingeben oder auswählen“ automatisch zu
einem Eintrag springen, wenn Sie den korrekten Namensanfang
eingeben.
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Mit dem Symbol Neu (das erste in
der Adressbuchsymbolleiste) können Sie einen neuen Adressbucheintrag
hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Neu/
Neuer Kontakt.
Dann öffnet sich folgendes Fenster, um einen neuen Kontakt
einzufügen:
Abbildung 4: Eintrag eines Kontaktes
Tragen Sie die Angaben, die Sie benötigen ein. Bei diesem
Dialogfenster müssen Sie lediglich beachten, nach dem Angeben
der Emailadresse im Feld „E-Mail-Adressen:“
auf die Schaltfläche Hinzufügen
zu klicken. Erst dann wird die Emailadresse aufgenommen. Sie können
auf diese Art auch mehrere Emailadressen für eine Person
definieren. Mit der Schaltfläche OK
bestätigen Sie den Vorgang und kehren zum Adressbuchfenster
zurück. Durch einen Doppelklick auf den Eintrag können
Sie ihn auch nachträglich verändern.
Senden einer Email an einen Adresse aus dem Adressbuch.
Öffnen Sie das Fenster zum Schreiben einer neuen Email
mit dem Symbol Neue Email und klicken
Sie im erscheinenden Fenster  auf
das kleine Adressbuchsymbol vor der Empfängerzeile.
Abbildung 5: Klicken Sie die Schaltfläche "An"
(hervorgehoben), um zu der Adressbuchauswahl zu gelangen.
Daraufhin öffnet sich eine andere Ansicht des Adressbuches,
mit deren Hilfe Sie beliebige EmpfängerInnen, Kopien- (CC)
oder BCC (sog. „blinder Kopien“)-EmpfängerInnen
angeben können.
Abbildung 6: Adressbuchansicht zum Zuweisen von EmpfängerInnen
und KopienempfängerInnen.
Klicken Sie im linken Feld die Person an, die die Email erhalten
soll. Klicken Sie dann auf den An-Knopf
(siehe Abbildung 6). Sie können auf diese Art auch die KopienempfängerInnen
und die BCC-EmpfängerInnen definieren. Mehrere Personen als
EmpfängerInnen oder KopienempfängerInnen anzugeben ist
möglich. Über die Schaltfläche Neuer
Kontakt gelangen Sie wieder zu dem Eintragsfenster für
einen neuen Kontakt (Abb. 4).
Anlegen eines Verteilers (Gruppe)
Wenn Sie immer wieder an eine gleich bleibende Personengruppe
Emails schicken, können Sie mithilfe des Adressbuches einen
Verteiler, „Gruppe“ genannt, einrichten. Damit geben
Sie als EmpfängerIn der Email die Gruppe an und Outlook Express
verschickt automatisch Emails an alle Mitglieder dieser Gruppe.
Gehen Sie dazu in das Adressbuch über das Adressbuchsymbol.
Im Adressbuch klicken Sie auf das Symbol Neu
/ Neue Gruppe.
Sie erhalten dann ein Dialogfenster, in dem Sie die Mitglieder
dieser Gruppe angeben können:
Abbildung 7: Fenster zum Definieren von Gruppenmitgliedern
Geben Sie als erstes einen Namen für die Gruppe ein. Bitte
verwenden Sie keine Leerzeichen oder Umlaute, da dies zu Fehlern
führen kann.
Sie haben 3 verschiedene Möglichkeiten, die Mitglieder
der Gruppe einzutragen.
Sie können über die Schaltfläche „Mitglieder
auswählen“ aus dem Adressbuch Kontakte übernehmen.
Mit der Schaltfläche „Neuer
Kontakt“ erstellen Sie einen neuen Adressbucheintrag
und fügen diesen automatisch auch der Gruppe hinzu.
Über die unteren (in Abb. 7 ausgefüllten) Zeilen
und dem Klicken auf „Hinzufügen“
können Sie Emailadressen in die Gruppe aufnehmen, die noch
nicht im Adressbuch sind und dort auch nicht gesondert gespeichert
werden sollen.
Nach dem die Mitglieder hinzugefügt wurden, ist die Gruppe
Bestandteil Ihrer Adressbuchkontakte. Sie wird symbolisch als
Gruppe dargestellt.
Möchten Sie nun eine Email an die Gruppenmitglieder verschicken,
gehen Sie vor, wie unter 2. und wählen statt einer Person
die Gruppe als Empfänger aus.
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Ordner im Adressbuch anlegen
Wenn Sie ein gut gefülltes Adressbuch besitzen, ist es von
Vorteil, wenn Sie die Kontakte in Ordner sortieren. Z.B. nach
„privat“ und „geschäftlich“ oder nach
verschiedenen Aufgabenbereichen.
Gehen Sie dazu in das Adressbuch indem Sie auf das Adressbuchsymbol
klicken. Klicken Sie auf das Symbol Neu
und auf Neuer Order
In dem folgenden Fenster geben Sie den Ordnernamen an. Danach
sehen Sie links in der Adressbuchansicht den neuen Ordner.
Sie können nachträglich einen Kontakt in einen Ordner
verschieben, indem Sie mit der Maus darauf zielen, die Maustaste
drücken und gedrückt halten und auf den Ordner zielen,
bis dieser blau hinterlegt wird. Wenn Sie nun die Maustaste loslassen,
ist der Eintrag in den Ordner verschoben und Sie sehen ihn nur,
wenn Sie im linken Fenster den Ordner anklicken.
Wenn Sie später eine Email an den Kontakt im Ordner „privat“
schicken möchten, benutzen Sie das oberste Auswahlfeld um
den Ordner anzuwählen. (Siehe nachfolgende Abbildung.)
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